Internet-Plattform unterstützt den Arbeitskreis Asyl Tiefenbronn

Wie kann es gelingen, dass rund 100 Ehrenamtlichen effizient und reibungsfrei zusammenarbeiten? Der Arbeitskreis Asyl der Gemeinde Tiefenbronn hat dazu eine Internet-Plattform für das Ehrenamt entwickelt, die seit Anfang November 2015 im Einsatz ist. Auch die Flüchtlinge selbst können wichtige Informationen direkt abrufen.

Vor ca. 1 Jahr hat sich in der Gemeinde Tiefenbronn ein Arbeitskreis ehrenamtlicher Helfer zur Betreuung der Flüchtlinge gebildet. Aufgrund der Zuweisung weiterer Flüchtlinge in unsere Gemeinde war es erforderlich, die Zahl der Helfer erheblich aufzustocken. In einer ersten Informationsveranstaltung mit über 150 Teilnehmern konnten mehr als die Hälfte als ehrenamtliche Helfer gewonnen werden. Doch wie kann es gelingen, dass wir Ehrenamtlichen, in der Regel alle mit einem beschränkten Zeitbudget, möglichst effizient und reibungsfrei zusammenarbeiten? Und wie kann die Kommunikation unter den ehrenamtlichen Helfern erfolgen?

Mit dem Erfahrungs-Hintergrund aus der Flüchtlingsbetreuung der vergangenen Monate, bei der die beteiligten Personen viele neue, interessante und wichtige Erfahrungen – und somit Wissen und Know-How in vielen Bereichen gesammelt  haben, wurde an einem Konzept für die künftige Organisation einer so großen Helfergruppe gearbeitet.

Zunächst haben wir unserem Arbeitskreis eine Struktur gegeben und ihn in 5 Teams mit jeweils unterschiedlichen Aufgabenbereichen aufgeteilt: Team „Organisation“; Team „Betreuung“, Team „Sprache/ Kultur“, Team „Freizeit“ und Team „Spenden/ Lager“. Die freiwilligen Helfer können sich je nach ihren zeitlichen Möglichkeiten einem oder mehreren Teams anschließen. Für jedes Team gibt es zwei „Moderatoren“, die die Abläufe organisieren und die teilnehmenden Helfer koordinieren.

Die bisherige Kommunikation der Helfer über Telefon oder direkte Kontakte lässt sich mit 80 bis 100 zu betreuenden Personen nicht mehr realisieren. Und schon gar nicht über einen längeren Zeitraum. Schnell wären die zentralen Auskunftsstellen überlastet und die ganze Kommunikation würde in sich zusammenbrechen.

Viel sinnvoller erschien es uns daher,  gesammeltes Wissen und wichtige  Informationen an einer Stelle zu bündeln und allen Helfern jederzeit zur Verfügung zu stellen. Die Möglichkeit einer Selbstinformation verringert die Zahl der Telefonate untereinander. Jeder sollte sich nach Bedarf die für ihn aktuell relevanten Informationen auf einfache und schnelle Art besorgen können,  unabhängig von den Erreichbarkeiten der Ansprechpartner in den Behörden während der Bürozeiten oder den nicht immer verfügbaren Know-How-Trägern aus dem ehrenamtlichen Kontaktpool. Nachdem heutzutage fast alle mit entsprechenden Kommunikationsmitteln wie  PC, Smartphone, Tablet oder Laptop etc. arbeiten, sind wir zu dem Ergebnis gekommen, den schnellen Informationsaustausch mit diesen Hilfsmitteln zu verknüpfen.

Wir haben  uns also auf die Suche nach  einer Internet-Plattform für unsere ehrenamtliche Arbeit gemacht. Die grundlegenden Anforderungen waren: Einfachheit in der Bedienung, transparente Darstellung der von uns vorgegebenen Strukturen und Abläufe sowie die Möglichkeit zur optimalen Vernetzung der Helfer.

Unsere Recherchen haben ergeben, dass es eine solche Internet-Software als Gesamtlösung am Markt nicht „von der Stange“ gibt. Daher haben wir es selbst in die Hand genommen und die Technik  in den letzten Monaten konzipiert und mit Hilfe eines in unserem Ort ansässigen EDV-Unternehmers ein eigenes Ehrenamt-Internetportal realisiert.

 

Kurze Beschreibung der Funktionen der Internet-Plattform:

1. Grundsystem/ Technik

Unsere Plattform kann auf jedem PC, Tablet oder Smartphone in einem normalen Internet-Browser aufgerufen werden.

2. Berechtigungen/ Gruppen – geschlossene Informationsbereiche

Über die Zuweisung von Rechten können wir einstellen, welche Inhalte öffentlich oder nicht-öffentlich sind. Gerade für sensible Inhalte hat der Schutz von Daten einen hohen Stellenwert.

3. Wissenssammlung, Kontakte, Glossar und Bibliothek

In einem großen Informationsbereich finden sich sowohl für die Helfer als auch für die Flüchtlinge interessante, wichtige und aktuelle Informationen, z.B. Notfall-Adressen, Adressen von engagierte Vereinen, Läden, Übersetzern, Infos zu Asylrecht, Absicherung, Wohnen, Vermietungen, Standards bei unserer Flüchtlingsbetreuung, Sammlung Broschüren, Formulare, Infoblätter.

4. Aufgaben-Vergabe

Wichtig für eine effiziente Abstimmung innerhalb der Teams ist es, dass Aufgaben benannt und transparent vergeben werden können. Hierfür gibt es eine Funktion, mit der solche Gesuche eingestellt und von den Helfern einfach „gebucht“  werden können.

5. Termine/ Veranstaltungen

Es gibt einen zentralen Kalender, in dem alle Termine (Treffen, Schulungen, Veranstaltungen etc.) vermerkt und auch gebucht werden können.

6. Jobangebote /-gesuche

In einer Stellenbörse können Anbieter (örtliche Industrie, Dienstleister etc.) offene Stellenangebote einstellen. Anders herum können auch die Flüchtlinge – auch mit Unterstützung ihrer Betreuer – ein eigenes Stellengesuch aufgeben. Der Datenschutz wird hierbei beachtet.

7. Börse – Angebote und Gesuche

Analog der Stellenbörse können hier Sachmittel aller Art, Wohnraum etc. gesucht bzw. ausgeschrieben werden. Dadurch wird eine schnelle, unkomplizierte Kontaktaufnahme zwischen Anbieter und Interessent ermöglicht.

 

Seit November im Einsatz

Die Internet-Plattform für das Ehrenamt in Tiefenbronn befindet sich seit Anfang November 2015 im Einsatz. Viele der Helfer haben sich bereits registriert und beginnen, das System zu entdecken und zu nutzen. Auch die Flüchtlinge selbst können für sie wichtige Informationen direkt abrufen.

Bisher gemachte Erfahrungen, mancher Stolperstein und Unwägbarkeiten, die sich in der praktischen aktiven Flüchtlingsbetreuung im Alltag ergaben, archivieren wir ebenso in unserer  Kommunikationsplattform.

Wir sind zuversichtlich und hoffen, durch die nun von uns neu geschaffenen Strukturen für die in Kürze auf unsere Gemeinde zukommenden großen Anforderungen eine gute Grundlage geschaffen zu haben. Denn aus unserer Sicht benötigen die Gemeinden und Städte unterstützende, sinnvolle und einfache Lösungen, um zusammen mit den Bürgerinnen und Bürgern erfolgreiche Integrationsarbeit für ein gutes und soziales  Miteinander gestalten und leisten zu können.   

Über die Unterstützung der Flüchtlingsarbeit hinaus ist unser Internetportal zudem auch zur Vernetzung mit weiteren ortsansässigen Vereinen und Gruppen geeignet.